Quando TUDO dá errado

O mundo de eventos é por natureza caótico, o frenesi e o stress reinam em todos os profissionais envolvidos. Cada um com sua especialidade precisa, de maneira orquestrada, trabalhar em equipe para que nada dê errado. Nessa hora a experiência e o profissionalismo dos envolvidos faz muita diferença. Mesmo assim, com o mais belo dos cenários, tem dia que acontece um pequeno problema, aquilo ganha um vulto enorme, o time se desestabiliza... O efeito dominó é inevitável.

Nesses momentos é preciso antes de tudo calma, porque sim, se uma ponta falhou, há grandes chances da outra também ter problemas. Agora, posso dizer de cadeira que, MUITO raramente um evento sai 100% perfeito, sem nenhuma falha.

Simplesmente porque o acaso às vezes é cruel, é um som pifa, ou um palestrante acordou doente e não poderá mais participar, o prêmio veio com o nome do vencedor grafado errado, a re4cepcionista está flertando com o cliente... são muitos detalhes e tudo pode acontecer.

No meu primeiro evento, eu tinha um aparelhinho para acender velas, fazia parte da história. Qual não foi meu susto quando, inadvertidamente aquele troço lança um quase maçarico que lambe em chamas toda toalha da mesa!?!

Em outra ocasião, em um evento super bem planejado, colocaram 1000 pessoas em um espaço exíguo entre as cadeiras. Nessa premiação, dezenas, muitas dezenas de pessoas seriam chamadas ao palco para receberam seus troféus. Ninguém se deu conta porém, de que, com um espaço tão apertado na platéia, cada pobre premiado levaria diversos minutos (o que em um evento vira uma eternidade) para conseguir chegar até o palco.

Comida estragada, troca de nomes, voos errados. Já vi de tudo ao longo desses anos e você, que pensa em ser cerimonialista, pode ter uma certeza. Como a "interface", a pessoa que está lá exposta e vista por todos, não adianta. Será atribuída a VOCÊ, toda a culpa por qualquer deslize. Mas porque isso, você pode se perguntar? Simplesmente porque é você quem conduz o espetáculo. Quando as pessoas vêem um nome errado elas não pensam que aquela indicação chegou por engano a você, e sim que você, que deve estar ali nervosa apesar de toda pose, trocou as bolas.

Não tem jeito. É difícil, abate. Já saí de alguns eventos com a auto estima abalada por conta disso, mesmo sabendo que não tinha culpa alguma. Mas lamentação não leva nada e as dicas que deixo são:

• Sempre exigir o roteiro com antecedência. Isso obriga a organização do evento a se programar com mais antecedência e evitar falhas.
• No dia do evento chegar bem cedo e fazer contato com toda equipe técnica. Se for usado datashow ou qualquer outro equipamento do gênero, verificar à exaustão que tudo funcionará na hora certa, da maneira devida
• Checar a pronúncia de nomes estrangeiros para evitar gafes
• Jamais se desesperar ou perder o controle, às vezes o que é um grande desastre para você enquanto cerimonialista passa despercebido tanto para a platéia quanto para o cliente.
• Se o erro foi indisfarcável, ria, tente fazer uma brincadeira. Ninguém é tão exigente que não entenda um probleminha técnico ou um descompasso de briefing.
  

Resumindo, Mer#@% sempre acontecem, o que importa é como você lida com isso. Inteligência emocional e jogo de cintura são a chave do sucesso !